Polityka Prywatności i Ochrona Danych (RODO / KIOD)

1. Wprowadzenie i podstawa prawna

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z systemu kancelaryjnego Acutis.

Ochrona danych osobowych w systemie Acutis odbywa się w pełnej zgodności z:

• Dekretem ogólnym Konferencji Episkopatu Polski w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kościele katolickim (standard KIODO / KEP),
• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• Kodeksem Prawa Kanonicznego (KPK) w zakresie integralności i tajności ksiąg sakramentalnych.

2. Suwerenność danych parafialnych i model Offline-First

Acutis został zaprojektowany z myślą o pełnej autonomii parafii. Główna baza danych kancelarii może funkcjonować całkowicie lokalnie (offline) na komputerze parafialnym:

• Wpisy ksiąg chrztów, małżeństw i zgonów nie muszą być stale przesyłane do zewnętrznych serwerów
• Kancelaria zachowuje 100% kontroli nad lokalnym dyskiem i nośnikami kopii zapasowych
• Szyfrowanie bazy chroni dane przed niepowołanym fizycznym dostępem

3. Cel i zakres przetwarzanych danych

W ramach funkcjonowania serwisu i obsługi licencji przetwarzamy:

• Dane kontaktowe administratora parafii (imię, nazwisko, adres email, numer telefonu)
• Dane formalne parafii do wystawiania faktur i potwierdzenia licencji
• Dane techniczne (wersja aplikacji, raporty błędów – wyłącznie w celach diagnostycznych i za zgodą użytkownika)

4. Asystent cyfrowy i odczyt skanów ksiąg

W celu ułatwienia pracy kancelaryjnej i digitalizacji archiwalnych ksiąg metrykalnych, program wyposażono w moduły cyfrowego odczytu tekstu oraz automatycznych podpowiedzi kancelaryjnych:

• Gwarancja braku trenowania modeli (Zero-Training Guarantee): Żadne dane parafian, wpisy sakramentalne ani treści kancelaryjne wprowadzane do systemu NIE są wykorzystywane do trenowania publicznych modeli zewnętrznych.
• Szyfrowane połączenie TLS 1.3 / AES-256: Komunikacja odbywa się wyłącznie w bezpiecznych, dedykowanych tunelach szyfrowanych z certyfikacją ISO 27001 i SOC 2.
• Nadzór duszpasterza (Human-in-the-loop): Każdy odczytany rekord ze skanu wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez duszpasterza przed zapisaniem w księdze.

5. Prawa parafii i osób fizycznych

Zgodnie z przepisami prawa kanonicznego oraz Dekretu KEP, prawo do wglądu, sprostowania lub adnotacji w księgach sakramentalnych realizowane jest bezpośrednio przez Proboszcza danej parafii na zasadach określonych przez KEP i KIOD.

W sprawach dotyczących działania serwisu internetowego oraz subskrypcji, kontakt z administratorem danych jest możliwy pod adresem: [email protected]